Quy trình họp đầu tuần và cách lên tiếng trong các cuộc họp

Nhắc đến họp hành đầu tuần chắc hẳn nhiều người sẽ bị “ám ảnh”, căng thẳng khi giám đốc đưa ra thảo luận những chủ đề như: có đạt KPI không, có đạt doanh thu không, tuần này ai sẽ bị cho “lên thớt”,....những điều này sẽ biến phòng họp trở thành nơi yên ắng tới mức gió thổi ngoài cửa sổ cũng rõ mồn một hoặc sẽ là nơi mà các phòng ban/cá nhân chỉ trích nhau, đổ trách nhiệm cho nhau và cuộc họp trở thành nơi “tra tấn nhau”.

Để giúp các doanh nghiệp tránh tình trạng chung này, tôi xin chia kinh nghiệm khi tham gia các cuộc họp đầu tuần trong thời gian gần 10 năm làm việc và tôi vẫn áp dụng thường xuyên cho đến ngày nay. Các cuộc họp thường có trình tự nhất định như nhau ít khi thay đổi trừ điều gì đó đột xuất.

1, Quy trình họp đầu tuần – văn hóa của mỗi doanh nghiệp

Họp đầu tuần cả công ty thường kéo dài khoảng 30 phút. Sau đó thì phòng ban nào sẽ họp riêng từng phòng ban đó. Hầu hết là họp đứng chứ không họp ngồi. Đúng giờ chuông reo mọi người tập hợp vào vị trí đã được chọn sẵn.

Thông thường, mở đầu sẽ giám đốc sẽ nhắc lại lịch sử công ty Công ty, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, định hướng phát triển của công ty. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhân viên mới vào làm, họ cần một sự định hướng rõ ràng ngay từ đầu để họ xem liệu mình có phù hợp với nơi này hay không, đây có phải là nơi họ sẽ dành một khoảng thanh xuân của mình để gắn bó hay không. Còn với nhân viên hiện hữu, thì đây lại là dịp giúp mọi người luôn ghi khắc những giá trị này vào trong tâm trí.

Tiếp theo là phần tổng hợp nhanh tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong tuần vừa qua. Trong phần này, kết quả công việc của từng phòng ban, bộ phận sẽ được tổng hợp qua đó mọi người sẽ nắm được cơ bản về tình hình hoạt động chung của công ty để có những hướng cố gắng hoàn thiện trong tuần tiếp theo.

Sau phần báo cáo nhanh tình hình hoạt động công ty là phần biểu dương khen thưởng các bộ phận, hoặc cá nhân có doanh số cao, có đóng góp tích cực trong công việc hằng ngày, người có ý tưởng cải tiến,…để mọi người biết đến và làm gương cho những người còn lại cố gắng. Việc giám đốc biểu dương khen ngợi nhân viên trước mọi người là một nghệ thuật trong việc tạo động lực cho nhân viên mà không phải tốn tiền gì cả.

Ở khâu này bạn nên tinh tế. Khen thì khen đích danh người đó trước đám đông, còn chê hay góp ý thì họ chỉ nói chung chung, sau đó họ sẽ làm việc riêng từng trường hợp cụ thể để giữ thể diện cho nhân viên.

Sau đó các phòng ban tổng hợp chia sẻ công việc mình sẽ triển khai trong tuần này và cam kết thực hiện. Đồng thời các nhóm / phòng ban trong công ty sẽ nêu lên khó khăn cũng như kêu gọi sự giúp đỡ của các bộ phận khác. Nên tạo một văn hóa trong công ty là luôn coi trọng tinh thần trách nhiệm, tính tự giác chủ động có sai nhận lỗi và sửa chữa, không chấp nhận việc đổ lỗi, viện cớ lý do này nọ. Một khi đã hứa, đã cam kết thì phải làm cho đến nơi đến chốn.

Để kết thúc cuộc họp luôn luôn có 1 nghi thức tùy công ty. Phần lớn đó là lời kêu gọi hiệu triệu từ giám đốc chẳng hạn như “cố lên nào!”, “tuần vừa qua làm tốt tuần này phấn đấu làm tốt hơn nữa nhé”. Khi giám đốc dứt lời thì mọi người vỗ tay và trao cho nhau một cái ôm thân thiết cùng lời thủ thỉ bên tai “cố lên nhé”. (Nghe có vẻ lý thuyết nhưng sẽ rất hiệu quả)

Điều quan trọng nhất là các cuộc họp này đều được tổ chức mỗi tuần, cho dù hôm đó giám đốc có vắng mặt đi công tác đi nữa thì sẽ có người khác chủ trì. Mỗi buổi họp là một ấn tượng khác nhau. niềm vui có, phút nghĩ lại mình có,.. Hòa vào đó là sự nỗ lực của từng cá nhân, đang từng ngày cố gắng, nỗ lực để phát triển bản thân và công ty ngày một vững mạnh. Đó chính là nền tảng cơ bản hàng đầu trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, mọi người làm việc gắn kết với nhau hơn.

2, Cách để chủ động lên tiếng trong các cuộc họp

Gần đây tôi đã dành một tháng để phỏng vấn các trưởng nhóm của công ty để hiểu cách báo cáo trực tiếp khi họ chuyển sang vị trí lãnh đạo. Hết lần này đến lần khác, tôi nghe thấy cùng một nhận xét: Nếu bạn đang ở trong phòng cho một cuộc họp, chúng tôi mong bạn sẽ lên tiếng. Đừng đợi ai đó hỏi bạn.

Trong nhiều tổ chức, sự sẵn sàng lãnh đạo được đo lường một phần bởi sự sẵn lòng sẵn sàng để lên tiếng trong các cuộc họp.

Mặc dù phần lớn công việc của tôi tập trung vào việc lãnh đạo công ty, mọi người đều có thể sử dụng các cuộc họp như một cơ hội để thăng tiến trong sự nghiệp và mang những người khác đi cùng.

2.1, 3 chiến lược để bạn lên tiếng phát biểu hiệu quả

Dưới đây là ba chiến lược để bạn lên tiếng hiệu quả

- Chuẩn bị một vài câu hỏi và các nội dung cuộc họp trước ra giấy hoặc sổ ghi chép. Một giám đốc điều hành cấp cao mà tôi làm việc cùng đã rất sợ nói trước công chúng trong sự nghiệp. Để vượt qua nỗi sợ hãi đó, cô đã thử thách bản thân lên tiếng trong mỗi cuộc họp và chuẩn bị trước những bình luận hoặc câu hỏi. Giám đốc điều hành đó hiện là một hình mẫu trong tổ chức của cô và được coi là một trong những diễn giả tự tin và xác thực nhất trong ngành của cô. Đừng chờ đợi cảm hứng để đạt được trong cuộc họp. Chuẩn bị trước là một phần thành công của cuộc họp.

- Hỏi, “tại sao không?” Đây là một câu hỏi tôi khuyên mọi người hỏi trước khi họ vạch ra một bài thuyết trình, bước vào một cuộc họp, hoặc thậm chí chuẩn bị cho một sự kiện. Nó có nghĩa là, tại sao bạn quan tâm đến những gì bạn làm, về tổ chức công ty, hoặc về vai trò của bạn? Trả lời câu hỏi này giúp bạn kết nối với ý thức về mục đích và xây dựng sự tự tin của bạn. Nó nhắc nhở rằng bạn đang lên tiếng không phải để thể hiện mà vì bạn thực sự quan tâm đến chủ đề này. Nó nhắc nhở rằng uy tín không chỉ xuất phát từ tiêu đề hoặc số năm kinh nghiệm mà còn có thể đến từ cam kết và niềm đam mê của bạn.

- Tạm dừng và thở để xây dựng nhịp điệu trong lời nói, nó thể hiện sự tự tin của bạn. Nói lên trong một cuộc họp cần sự can đảm. Bạn có khả năng ảnh hưởng đến quỹ đạo của cuộc trò chuyện, có khả năng hướng dẫn khách hàng hướng tới việc đồng ý với một thỏa thuận khi các đồng nghiệp đã đưa cuộc họp đi lạc hướng. Tạm dừng và thở giúp bạn tăng cường giọng nói để khi bạn lên tiếng, bạn nói với toàn bộ sức thuyết phục của mình. Trong khi bạn tạm dừng, hãy tự hỏi mình, nếu một người khác trong phòng này có cùng một câu hỏi, tôi có sẵn sàng hỏi thay cho người đó không? Câu trả lời nên xây dựng trên sự tự tin của bạn. Một khách hàng gần đây đã chia sẻ rằng cô ấy đã sử dụng kỹ thuật này để đặt câu hỏi trước công chúng tại một hội nghị lớn, và câu hỏi của cô ấy đã thay đổi hướng của toàn bộ cuộc thảo luận của hội thảo, làm sáng tỏ vấn đề quan trọng mà hội thảo đã tránh.

Như đã nói, đôi khi đó là người nói ít nhất trong một cuộc họp có quyền lực nhất. Sự hiện diện điều hành của bạn đến từ việc trở nên chiến lược khi bạn lên tiếng bên cạnh những gì bạn nói. Dưới đây là ba cảnh báo khi nào bạn nên giữ lại.

2.2, Cảnh báo nên tránh trong các cuộc họp

- Nếu bạn chỉ cố gắng thể hiện. Tất cả chúng ta đều có kinh nghiệm ngồi trong một cuộc họp, một cuộc hội nghị diễn ra, nơi mọi người đang cố gắng kết thúc và ai đó đang lan man về một chủ đề mà nhóm đã chuyển từ 30 phút trước. Ngay trước khi bạn lên tiếng, hãy tự hỏi tại sao bạn đang nói. Nếu bạn đang lên tiếng chỉ để cho biết bạn biết bao nhiêu, tốt hơn hết là để người khác nói chuyện hoặc để cuộc họp diễn ra theo cách tự nhiên.

- Nếu bạn đang cố gắng trao quyền cho những người khác trong nhóm. Tôi đã có một khoảnh khắc quan trọng ở trường đại học nơi tôi nhận được phản hồi rằng tôi đã nói quá nhiều trong lớp. Tại sao đó là một vấn đề? Một bạn cùng lớp cho biết, bạn trở thành một cái nạng cho người khác. Chúng tôi không thể vật lộn với câu hỏi được hỏi vì bạn nhảy vào với câu trả lời. Đôi khi, lãnh đạo là để cho người khác tìm ra giải pháp của riêng. Mười năm sau, nhận xét đó đã ở lại với tôi và ảnh hưởng sâu sắc đến phong cách lãnh đạo của tôi. Trong cuộc họp, hãy để các thành viên trong nhóm lên tiếng để xây dựng mối quan hệ tin cậy của riêng họ với khách hàng. Tạo cho người khác cơ hội để nói chuyện trong một cuộc họp là một trong những cách mạnh mẽ nhất mà chúng ta có thể xây dựng các kỹ năng lãnh đạo của họ, nâng cao tầm nhìn của họ - cả bên trong và bên ngoài - và cung cấp cho khách hàng cảm giác hỗ trợ toàn diện hơn từ toàn bộ nhóm của bạn.

- Nếu bình luận sẽ tốt hơn để lại cho một cuộc trò chuyện một đối một. Các giám đốc điều hành cấp cao luôn đưa ra phản hồi về các báo cáo trực tiếp trong các chương trình đào tạo của tôi bằng cách nói, họ cần học khi để lại một cuộc trò chuyện một đối một. Một số cuộc trò chuyện khó khăn trong một tổ chức có thể được giảm nhẹ bằng cách nói chuyện riêng với ai đó - trực tiếp bất cứ khi nào có thể - thay vì giải quyết vấn đề trong một nhóm mà người đó sẽ cảm thấy phòng thủ. Điều này áp dụng cho email cũng như cuộc trò chuyện bằng giọng nói. Trước khi lên tiếng hoặc nhấn vào trả lời tất cả, hãy tự hỏi mình về vấn đề này

Họp đầu tuần và Phát biểu trong một cuộc họp là một trong những cách hiệu quả nhất để nâng cao khả năng hiển thị của bạn và xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng và đồng nghiệp. Thực hành nó một cách chiến lược mỗi ngày và bạn sẽ có tác động mạnh mẽ đến sự nghiệp và trong công việc kinh doanh của bạn.